Sebbene la strada da percorrere sia incerta, è improbabile che la richiesta di grandi conferenze dal vivo torni presto ai volumi precedenti. Gli organizzatori di eventi, i produttori e i professionisti del marketing dovranno trovare nuovi modi per coinvolgere il pubblico.

A inaugurare il settore, in Europa, è stata la manifestazione leader dell’ortofrutta, Macfrut, in una formula diversa e online, attraverso il portale macfrutdigital.com. Gli espositori hanno realizzato il loro stand virtuale, a un costo minimo di 1.000 euro che comprendeva video-presentazione, brochure multimediale, live B2B e agenda incontri con buyer. Anche Golosaria, dal 28 ottobre al 20 dicembre, sposta la sua fiera online diventando così la prima manifestazione totalmente digitale dedicata alle eccellenze del food & wine italiano. Oltre 200 i protagonisti presenti sulla piattaforma in 3D: si passeggia tra gli stand digitali scoprendo le storie dei migliori produttori food & wine italianichat aperte con loro e la possibilità di acquistare al temporary store o richiedere una campionatura semplicemente collegandosi da PC.

A seguire, Veronafiere, che per cause di forza maggiore, ha rimodulato l’organizzazione della fiera Wine2Wine Exhibition programmata per il 22, 23 e 24 novembre prossimi trasferendola totalmente su piattaforma digitale. Lo svolgimento della fiera Wine2Wine Exhibition Digital Edition si terrà dunque online e comprenderà i profili aziendali degli espositori con i loro prodotti e servizi. Sarà possibile quindi l’interazione tra produttori ed operatori, partecipare a degustazioni online e a tutti i convegni, workshop ed eventi già previsti ma con modalità da remoto. 

A livello umano, il valore della connessione live, da persona a persona rimane unico e di fondamentale importanza. E’ impossibile negarlo! Ma la nuova realtà ci pone davanti ad un’opportunità per ridefinire e riconsiderare il modo in cui si raggiunge il pubblico su larga scala attraverso eventi virtuali. L’estensione della fiera in formato digitale è sicuramente un’esperienza utile e di successo, che consente di incrementare e alimentare il networking con nuovi e tradizionali clienti nazionali e internazionali, facilitando la commercializzazione e la conoscenza dei prodotti.

Partecipare ad una virtual expo è un investimento importante per un’azienda ed è fonte di grandi attese ma anche molte incertezze. Ecco perché, prima ancora di partire per quest’avventura, è bene definire con chiarezza gli obiettivi della partecipazione alla fiera e cosa ci si aspetta di ottenere in cambio da essa. Fondamentale diventa, quindi, stabilire gli obiettivi per cui si intende partecipare alla fiera:

  • Acquisire nuovi clienti;
  • Fidelizzare i clienti già acquisiti;
  • Rafforzare l’immagine e la notorietà del brand;
  • Presentare nuovi prodotti;
  • Attuare nuove strategie di mercato;
  • Incontrare nuovi partner o partnership strategiche;
  • Conoscere i desideri e le necessità di clienti;
  • Conoscere i trend di mercato;
  • Monitorare la concorrenza

Uno dei principali dubbi che giustamente l’azienda, ma anche pensiero che accomuna tutti, è: ma cosa faranno i visitatori? Come si svolge il walking tra gli stand online? Come si entra in contatto con gli espositori?

‘Online’ è la risposta!

Tutta l’architettura di una fiera online riguarda l’accesso digitale ai contenuti e agli espositori. L’iscrizione deve avvenire online, consentendo al visitatore di accedere solo ai contenuti previsti per il suo livello di iscrizione. In tal senso, ogni visitatore potrà vedere solo quello che è previsto per la sua sottoscrizione. Anche le informazioni del profilo aziendale vengono inviate sulla base della sottoscrizione prevista dall’azienda e dal visitatore, con automazioni e possibilità di chatbot o meeting virtuale che diventano disponibili solo in base al proprio ticket virtuale. Se alla base di questa struttura, viene organizzata una marketing automation adeguata: ogni partecipante viene gestito con reminder personalizzati, in modo diretto e per lo più automatizzato: una volta costruita la rete informativa, la grafica a supporto nel caso di Aziende che intendono prender parte allo stand virtuale, il restante processo si evolve secondo una road map definita dall’ente organizzatore e un’agenda condivisa con la possibilità di prenotarsi una room per un talk o webinar con i propri fornitori e clienti.

Per soddisfare il più possibile queste esigenze su una piattaforma digitale servono alcuni cambiamenti strategici chiave. A partire dalla registrazione e preparazione del materiale a supporto. Mentre gli eventi di persona sono “a braccio”, gli eventi virtuali richiedono un approccio principalmente “scenografico”: Una conferenza in loco non si dovrà vedere come una semplice chat room. Quando si producono eventi virtuali, sarebbe bene infatti pensare di creare un’esperienza dinamica per dare ritmo e focalizzare l’attenzione, anche se i vari buyer sono seduti comodamente nelle loro case. Il salesman o l’imprenditore o chi rappresenta l’azienda durante i meeting online, deve adattare il linguaggio del corpo alla telecamera, e non più all’idea di un palco o di uno stand. Questo richiede pratica: lo schermo da riempire è quello di un monitor, non c’è (e non deve esserci) un PowerPoint proiettato come sfondo; non ci sarà la prospettiva sulla folla e quindi si deve impostare una conversazione che mantenga alto il grado di coinvolgimento dei buyers tramite la telecamera. Viene da sé che (anche) durante gli eventi online si creano momenti importanti e intensi di relazione con il pubblico, o con i propri clienti. Definire una chiara road map per coinvolgere i buyer agli eventi fisici, comunicazioni pre-evento e il passaggio poi a mantenere la comunicazione con approfondimenti a fine evento, è la strategia per restare competitivi sul mercato e creare engagement.

Il maggior vantaggio degli eventi virtuali è che consentono di abbattere le barriere di spazio e di tempo. Non solo! Si possono sfruttare anche piattaforme per conferenze digitali come Microsoft Teams che abilitano i sottotitoli e la traduzione per le osservazioni dei relatori, in modo che i membri del pubblico possano visualizzare i sottotitoli nella loro lingua locale.

articolo originale su Giuseppina Bruno